Verbindliche Mitarbeiter-
kommunikation
Kommunikation für mobiles Personal – lückenlos, sofort und papierlos
Auch erfolgreich realisiert
Verbindliche Mitarbeiterkommunikation
Sie suchen eine Lösung, mit der Sie einen Nachweis haben, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Organisationsmitteilungen (Sicherheitsanweisungen …) auch wirklich gelesen haben?
Und das überall auf der Welt? Auch im LKW, auf einem Schiff, einer Bohrinsel, in einer Lok oder in einem Bus?
Dann haben wir eine Lösung für Sie:
Kommunikation für mobiles Personal – lückenlos, sofort und papierlos
Die lückenlose und zeitnahe Versorgung der mobilen Mitarbeiter mit aktuellen Dokumenten gewinnt immer mehr an Bedeutung. Geschieht dies unter Verwendung von Papierdokumenten, sind die Auswirkungen auf Personal, Zeit, Kosten und Umwelt dabei nicht zu übersehen.
DiLoc|Sync vereinfacht diese betrieblichen Prozesse, indem über eine zentrale Kommunikationsplattform alle mobilen Mitarbeiter komfortabel mit aktuellen Unterlagen direkt auf ihre Tablets oder Smartphones per Knopfdruck versorgt werden.
Alle Informationen (Verteilung der Anweisungen, Lesezeitpunkt der Anweisung durch den Mitarbeiter) werden datenschutzkonform, einfach nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert
Wir sind DiLoc|Sync Partner und bieten Ihnen vor Ort folgende Dienstleistungen:
- Beratung lückenlose Mitarbeiterkommunikation
- Erstellung Angebot DiLoc|Sync
- Installation inkl. Einrichtung Datenbankverbindung
- Absprache mit Ihren Netzwerkadministratoren
- Beratung Kommunikationsgrundstruktur und Bestätigungsstruktur
- Hinterlegung Kommunikationsstruktur in der Software
- Schulung der Mitarbeiter
- Support
- Hosting und Wartung des Systems
- Datensicherung und Softwareaktualisierung
Wie funktioniert das System?
Basis der Verteilung der Informations-Dokumente ist eine intuitive Weboberfläche. Ähnlich wie im Windows-Explorer werden Verzeichnisstrukturen verwaltet, in welche beliebige Dateien geladen und auf die Geräte der Mitarbeiter (PCs, Tablets, Smartphones) synchronisiert werden.
Gesteuert wird die Dokumentenverteilung über flexibel eingerichtete Personengruppen, die auch die Integration von Partnerunternehmen ermöglichen.
Jeder Mitarbeiter erhält nur die Dokumente, die für ihn relevant sind. Durch eine Verfeinerung der Zuordnung über das Modul Kenntnisgruppen und Kenntnisse kann die Empfängergruppe noch genauer bestimmt werden.
Mit der digitalen Unterschrift wird dabei auch der Notwendigkeit Rechnung getragen, für wichtige Dokumente eine Empfangs- oder Lesebestätigung seitens des Empfängers zu erhalten.
Eine wichtige Funktion des Systems ist das Gerätemanagement, mit dem die Geräte der Nutzer überwacht werden. Beispielsweise erfolgt nur eine Datenlieferung an personalisierte Geräte. Bei Verlust eines Geräts kann dieses von der Dokumentenverteilung ausgeschlossen werden.
Features die das Leben erleichtern!
Sie müssen dringend eine Nachricht an die Mitarbeiter senden, Haben aber Ihr Business Notebook oder Tablet nicht dabei?
Mit dem Modul „Mail2Sync“ können Sie einzelne oder mehrere Dateien als Anhang einer E-Mail an den DiLoc|Sync Server senden. Dabei wird über den Betreff der E-Mail das Verzeichnis identifiziert, in welches die Dateien gespeichert werden sollen. Die Verteilung der Dokumente, wie z.B. Sicherheitsanweisungen, an die Mitarbeiter erfolgt dann automatisiert auf Grundlage der Personengruppen bzw. der Kenntnisse.
Mit dem „LiveTicker“ können kurzfristig alle mobilen Mitarbeiter mit wichtigen Kurz-Informationen versorgt werden. Der Ticker funktioniert ohne Synchronisation und wird alle fünf Minuten automatisch auf den Endgeräten der Mitarbeiter aktualisiert.
Somit haben Sie eine DSGVO konforme Übertragungsmöglichkeit von Kurznachrichten und können auf SMS oder WhatsApp verzichten.
Archivierung
Mit dem Archivierungsmodul werden Dokumente zuverlässig und sicher aufbewahrt, da alle gelöschten und geänderten Dateien automatisch in das Archiv kopiert werden.
Bei Bedarf ist es somit möglich, auch ältere Dokumente anzuschauen. Alle relevanten Zusatzinformationen, wie Zeitstempel, Lesebestätigungen und Versionshinweise sind dem archivierten Dokument zugeordnet und gewährleisten damit die notwendige Nachvollziehbarkeit.
Dienstplanung
Dieses Modul bietet Dienstplanung, Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung sowie die automatisierte Verteilung der Pläne in einem System.
Dabei gestalten intelligente Planungsregeln, Vorlagen und die automatische Berücksichtigung von tariflichen Regelungen sowie Qualifikationen, wie Strecken- und Baureihenkunde, die Schichtplanung einfach und effizient. Feste Planungsszenarien im Personenverkehr werden gleichermaßen unterstützt wie flexible Szenarien im Güterverkehr.
Auch individuelle Schnittstellen zu internen Systemen können entwickelt werden.